Protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels est très importante pour Hallmark Canada. Hallmark Canada s’engage à recueillir, à utiliser et à divulguer tout renseignement personnel de façon responsable et seulement s’il s’avère absolument nécessaire de le faire. Hallmark Canada a pour objectif de traiter tout renseignement personnel avec franchise.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?
Un renseignement personnel est un renseignement qui porte sur une personne physique et qui permet de l’identifier. Un renseignement personnel peut être lié aux caractéristiques personnelles de ladite personne (p. ex. : sexe, âge, revenu, adresse ou numéro de téléphone personnel, origines ethniques, état matrimonial), à son état de santé (p. ex : antécédents médicaux, condition actuelle, services de santé reçus) et à ses activités et croyances (p. ex. : religion, politique, opinions exprimées par la personne, opinion ou évaluation de la personne).
Qui est Hallmark Canada ?
Hallmark Canada est une entreprise qui compte environ 2 000 employés, y compris les employés des magasins lui appartenant et le personnel des ventes extérieur. Hallmark Canada fait également appel aux services de firmes de consultation et d’agences externes qui emploient, entre autres, du personnel de marketing, de promotion, de ressources communautaires, de vérification, de consultation en technologie du commerce de détail et de vérification de crédit. Hallmark Canada restreint l’accès qu’ont ces firmes et agences aux renseignements personnels de ses employés et exige qu’elles respectent ses principes de protection des renseignements personnels.
L’engagement de Hallmark Canada en matière de protection des renseignements personnels
Hallmark Canada s’engage à protéger, à assurer l’exactitude et à respecter la confidentialité de tout renseignement personnel. Les politiques et pratiques de Hallmark Canada en matière de renseignements personnels sont basées sur les dix principes de la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Voici ces principes :
1. Responsabilité
Hallmark Canada a nommé un chef de la protection des renseignements personnels et a mis sur pied un comité, dont l’objectif principal est d’établir des politiques et des pratiques en matière de protection des renseignements personnels, de les mettre en œuvre, de les revoir et de veiller à ce qu’elles soient conformes à la loi en vigueur. Le comité se compose de trois employés du Service des ressources humaines et de la technicienne juridique de Hallmark Canada.
2. Détermination des fins de la collecte de renseignements
Comme tout autre fabricant, distributeur et détaillant, Hallmark Canada recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels dans le but de servir ses clients, ces derniers étant des marchands de gros, des franchisés et des détaillants.
Pour les marchands de gros, la collecte de renseignements personnels a pour but ce qui suit :
- Faire des vérifications de crédit
- Ouvrir des comptes débiteurs commerciaux et établir un crédit
- Facturer et être payé pour la marchandise expédiée
- Inscrire les détaillants au Programme Hallmark Couronne d’Or
- Faciliter les communications professionnelles
Voici le type de renseignements personnels sujets à être recueillis :
- Numéro de téléphone personnel
- Numéro d’assurance social
- Renseignements financiers (revenu, placements, antécédents de crédit ou de prêt, économies et autres renseignements bancaires)
Pour les franchisés, la collecte de renseignements personnels a pour but ce qui suit :
- Évaluer la capacité d’un franchisé à exploiter un commerce à un endroit donné et selon des normes qui assureront l’intégrité du programme de franchisés de Hallmark Canada.
Voici le type de renseignements personnels sujets à être recueillis :
- Poste occupé ou profession
- Scolarité ou formation
- Expérience
- Langues parlées et écrites
Pour les détaillants Hallmark, la collecte de renseignements personnels a pour but ce qui suit :
- Communiquer tout événement ou promotion à venir
- Inscrire leurs clients au Club de collectionneurs de décorations souvenirs de Hallmark Canada
- Assurer que leurs clients sont admissibles aux promotions ou rabais offerts
- Communiquer avec les gagnants des concours tenus
Voici le type de renseignements personnels sujets à être recueillis :
- Adresse personnelle
- Numéros de téléphone personnel et de téléphone cellulaire
- Adresse électronique
3. Consentement
Pour que des renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou divulgués, la personne concernée doit d’abord y consentir. Ce consentement doit être obtenu directement auprès de la personne ou auprès d’un représentant autorisé. Tout consentement implicite ou direct peut se faire par écrit (signature sur un formulaire d’adhésion, un formulaire de consentement ou un courriel) ou être verbal, soit en personne, soit au téléphone. Chaque personne a le droit de divulguer ou non ses renseignements personnels à Hallmark Canada. Toutefois, refuser de divulguer ses renseignements ou renoncer au consentement peut empêcher Hallmark de fournir les services nécessaires. Une fois qu’une personne consent à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels, elle est liée à cette autorisation même si elle met fin à sa relation avec Hallmark Canada. Par contre, elle peut renoncer à ce consentement en tout temps, par écrit; le renoncement entre en vigueur lorsque Hallmark Canada en reçoit la demande par écrit. La loi comporte certaines exceptions qui veulent qu’il ne soit pas nécessaire d’obtenir le consentement d’une personne pour recueillir des renseignements personnels à son sujet, ou que celle-ci ne puisse renoncer à son consentement. Tel est le cas en situation d’urgence critique où la vie d’une personne est en danger ou si un ordre de la cour le déclare nécessaire.
4. Limitation de la collecte
Seuls sont recueillis les renseignements personnels dont l’entreprise a nécessairement besoin pour son exploitation ou pour offrir ses services. L’entreprise doit aviser la personne interrogée de la raison pour laquelle elle recueille les renseignements demandés et de l’usage qu’elle en fera. Si d’autres raisons s’ajoutent au fil du temps, l’entreprise devra de nouveau obtenir le consentement de la personne en question.
5. Limitation de l’utilisation de la communication et de la conservation
Hallmark Canada ne doit utiliser ou divulguer les renseignements personnels obtenus qu’aussi longtemps que nécessaire et qu’aux fins auxquelles ils sont destinés. Hallmark Canada est tenue de conserver ces renseignements personnels pendant un certain nombre d’années pour qu’elle puisse répondre à toute question concernant les services qu’elle offre ainsi que pour toute vérification comptable exercée par des organismes de réglementation externes. Hallmark Canada conserve les dossiers de ses clients pendant environ sept ans. Les dossiers des clients avec qui Hallmark n’a plus à communiquer sont effacés systématiquement. Sur demande, les coordonnées des clients peuvent être retirées immédiatement.
Les dossiers papier renfermant des renseignements personnels sont déchiquetés. Les renseignements électroniques sont effacés et lorsque l’entreprise se débarrasse d’un disque dur, elle le détruit.
6. Exactitude
Hallmark Canada s’engage, dans la mesure du possible, à assurer l’exactitude des renseignements personnels qu’elle recueille et qu’elle met à jour. Une personne peut faire modifier tout renseignement qui la concerne et qui se trouve en dossier si ce renseignement est inexact, incomplet ou ambigu. Elle peut également faire effacer tout renseignement désuet ou qui n’a pas à voir avec le dossier, ou ajouter à celui-ci des commentaires écrits. Ce droit s’applique aux renseignements factuels et non aux opinions professionnelles formées par Hallmark Canada. Il se peut que la personne doive fournir la documentation nécessaire pour modifier les renseignements. Si un renseignement en dossier est rectifié, il le sera sur-le-champ et un avis de correction sera envoyé à chaque personne qui aura reçu le renseignement en question au cours des six mois précédant la rectification; s’il y a lieu, l’avis sera également envoyé à la personne ayant fourni ledit renseignement. De la même façon, si les deux parties ne peuvent s’entendre sur l’exactitude du renseignement, Hallmark Canada enverra un court avis faisant part de l’allégation à quiconque aura reçu le renseignement au cours des six mois précédant la demande de rectification.
7. Mesures de sécurité
Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Hallmark Canada utilise diverses mesures physiques et électroniques visant à assurer la sécurité des renseignements personnels qu’elle recueille. Voici ces mesures de sécurité :
- Tout renseignement sur papier est classé sous supervision ou dans un endroit verrouillé ou à accès restreint.
- Les disques durs se trouvent en tout temps sous supervision ou dans un endroit verrouillé ou à accès restreint. Les mots de passe des ordinateurs sont protégés.
- Les téléphones cellulaires sont numériques puisqu’il est plus difficile d’intercepter ce type de signaux.
- Les documents papier sont expédiés dans des enveloppes ou des boîtes préadressées et scellées, par des services de messagerie de renom.
- Le personnel de Hallmark est formé pour ne recueillir, n’utiliser et ne divulguer que ce dont il a besoin pour accomplir ses tâches, conformément à la politique de Hallmark Canada en matière de protection des renseignements personnels.
- Toute firme de consultation ou agence externe ayant accès à ces renseignements personnels doit signer un accord de protection des renseignements personnels avec Hallmark Canada.
8. Transparence
Hallmark Canada fait part de ses politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels à quiconque en fait la demande.
9. Accès aux renseignements personnels
Toute personne a le droit de connaître les renseignements que Hallmark Canada détient
à son sujet et d’en vérifier l’usage et la divulgation. Toute demande d’accès aux renseignements doit être faite par écrit par la personne concernée, son représentant, son héritier ou son successeur. Une fois l’identité de la personne confirmée, Hallmark Canada peut faire part à celle-ci des renseignements qu’elle possède à son sujet et l’aider à éclaircir toute question à cet égard. Hallmark Canada permet à toute personne en faisant la demande d’accéder à ses renseignements. Bien que ce service soit gratuit, Hallmark Canada se réserve le droit d’exiger des frais minimes pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements. Le cas échéant, Hallmark Canada communiquera à l’avance le montant approximatif exigé à la personne faisant la demande.
Si, pour une raison quelconque, la demande d’accès aux renseignements personnels ou la rectification de ces derniers est refusée, la personne recevra un avis expliquant le refus dans les 30 jours suivant la demande, et ce, conformément à la loi en vigueur.
10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Toute question, inquiétude ou plainte concernant les politiques et pratiques de protection des renseignements personnels de Hallmark Canada doit être adressée au chef de la protection des renseignements personnels de Hallmark Canada.
Il est possible de joindre le chef de la protection des renseignements personnels de Hallmark Canada, Mike Soehner, par téléphone, au (416) 492–2206, poste 2318, ou au 1 800 268-3230,
par écrit, à Hallmark Canada, 501 Consumers Road, North York, Ontario, M2J 5E2 ou par courriel, à msoehn1@hallmark.com.
Pour obtenir des renseignements d’ordre général, il est possible de communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, dont le mandat est de superviser la gestion de la Loi sur les renseignements personnels au sein du secteur privé. Le commissaire agit également à titre de protecteur du citoyen lors de disputes privées. Il est possible de joindre le commissaire à la protection de la vie privée par téléphone au (613) 995–8210 ou au 1 800 282-1376, par écrit, au 112 Kent Street, Ottawa, Ontario, K1A 1H3, par télécopieur, au (613) 947-6850, ou par courriel, à www.privcom.gc.ca.
11. Témoins
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